Optimizando los sistemas de Business Intelligence y Finanzas (EPM) de Nyrstar

Nyrstar es un productor internacional de minerales y metales esenciales para dirigirnos hacia un futuro con bajas emisiones de carbono. La multinacional deseaba mejorar su capacidad de elaboración de informes operativos y de gestión. No sólo en finanzas sino, también, en la vertiente operacional, RRHH, gestión de activos, producción y gestión de calidad de los productos. No fue una tarea fácil, pero se logró con éxito utilizando un enfoque gradual y conjunto para el BI y los informes financieros.

Judith Pennings, Tiemen van der Tuijn, Andre Hellings y Paul Smith

"Nuestro objetivo era mejorar la capacidad de elaborar informes en todas las áreas de la empresa", destaca Paul Smith, Director del Área de Aplicaciones y IT de Nyrstar. Nyrstar es una de las empresas líderes en el mercado del zinc y el plomo y tiene explotaciones mineras, fundiciones y otros centros de operaciones en Europa, Estados Unidos y Australia. La empresa cuenta con unos 4.000 empleados y su sede central se encuentra en Budel-Dorplein (Países Bajos).

La empresa decidió contar con los servicios y experiencia de Swap Support y Plainwater, una empresa hermana de Swap Support. Paul: "Buscábamos un grupo de profesionales especializados en este ámbito con los que poder caminar juntos y llevar a cabo con éxito nuestro plan".

Caminando juntos

Nyrstar y Swap Support tienen una relación estable que se remonta varios años atrás. "Ya habíamos trabajado anteriormente con Swap Support, así que cuando internamente acordamos mejorar aún más nuestra capacidad de reporting, decidimos volver a pedirles ayuda con este nuevo reto", explica Andre Hellings, responsable de la Arquitectura de Aplicaciones Financieras de Nyrstar.

Swap Support y Plainwater a menudo unen sus fuerzas para implementar y apoyar eficaz y eficientemente a las empresas con sistemas de BI como Microsoft Power BI basado en Azure. Concretamente, Swap Support se centra en dar soporte a aplicaciones de BI y EPM. La experiencia de Plainwater recae del lado de la implementación y mejora continua de repositorios de datos y aplicaciones de BI.

Múltiples ventajas para cada área

"Con tantas áreas a considerar, la construcción de repositorio de datos basados en Azure con Microsoft Power BI aporta diversos beneficios para cada una de ellas", afirma Tiemen van der Tuijn, consultor líder de Plainwater.

Paul Smith: "Hemos sido capaces de crear una base sólida en materia de generación de informes que presentan datos de nuestros modelos globales para cada proceso de negocio. La mayor parte de las áreas utilizan los informes del modelo de datos y seguimos trabajando con el objetivo de establecer un entorno ‘Self-Service’ de BI."

"Este enfoque gradual encajaba en nuestro itinerario: descubrir las necesidades y crear las funcionalidades juntos, progresivamente."

Paul Smith

Aproximación gradual y desarrollo constante

El equipo del proyecto siguió un enfoque gradual, creando los modelos de datos e implementando la herramienta de Power BI área por área. Paul Smith: “Este enfoque gradual encajaba en nuestro itinerario: descubrir las necesidades y crear las funcionalidades juntos, progresivamente.”

"Estamos notando un aumento de las solicitudes, lo cual es una buena señal porque significa que la gente utiliza el sistema. Se trata de solicitudes de servicio, no de incidencias", explica Andre Hellings. El enfoque gradual incluyó un proceso de desarrollo continuo y constante, ya que el equipo del proyecto prosiguió mejorando diferentes aspectos de la aplicación.

Una base sólida pero escalable

Los fundamentos existentes tras la capacidad de generación de informes son sólidos. En primer lugar, es imprescindible contar con un repositorio de datos fiable. Los consultores de Plainwater actuaron con especial dedicación en la creación de un repositorio estable y fiable. Andre: "No se trata simplemente de elaborar informes llamativos, sino de tener datos fidedignos en el lugar correcto. Los usuarios pueden generar informes visualmente atractivos, como es el caso de aquellos referidos a los centros de coste, utilizando los datos proporcionados".

Además, Nyrstar dio el salto a la plataforma Microsoft Azure. Paul Smith: "El paso a Azure fue un acierto; es más estable y ofrece muchas funciones. Asimismo, la propuesta de valor de Azure da suficientes argumentos para moverse a la misma, ya que financieramente el valor que se obtiene con la misma es mayor que el coste que supone."

El cambio a Azure también aporta flexibilidad de cara al futuro. "Si decides añadir otro modelo, puedes ampliar fácilmente la plataforma", explica Tiemen van der Tuijn.

Service desk integrado para EPM y BI 

Swap Support ofrece un servicio de asistencia y soporte integrado para EPM y BI. Paul Smith: "Está funcionando muy bien: la integración es relativamente fluida y no parecen dos service desks diferentes".

Preguntado por la razón de subcontratar el apoyo a los sistemas de información financiera y BI, André Hellings afirma: "Los conocimientos necesarios requieren de mucha especialización, por lo que es necesario contar con un experto. Al externalizar, compramos los conocimientos especializados y no tenemos que hacerlo nosotros".

Otra ventaja es la transición fluida desde la fase de proyecto de implantación al soporte. Andre Hellings: "A menudo, son las mismas personas las que realizan tanto el proyecto como las actividades de soporte. Eso facilita las cosas".

"Esta es precisamente la razón por la que Plainwater y Swap Support unen sus fuerzas durante la fase de soporte. La estrecha colaboración entre Swap Support y Plainwater beneficia a los usuarios, ya que combinamos nuestra experiencia en el soporte de sistemas con la experiencia en BI", afirma Judith Pennings, consultora de ventas de Swap Support.

"Tenemos una conexión automatizada entre nuestro servicio de asistencia interno de Nyrstar y el servicio de asistencia de Swap Support."

Andre Hellings

Conexión automatizada entre service desks

Los service desks integrados funcionan gracias a un proceso de automatización bien definido. Andre Hellings: "Tenemos una conexión automatizada entre nuestro servicio de asistencia interno de Nyrstar y el servicio de asistencia de Swap Support. Si alguien de nuestra organización necesita asistencia, crea un ticket. El ticket se firma automáticamente y se envía a Swap Support tras rellenar correctamente los diferentes campos requeridos. El proceso funciona muy bien.”

Continuidad y estabilidad

Además del sistema automatizado de tickets, también es esencial un toque personal, dice Judith Pennings: "Tenemos reuniones semanales entre los consultores y los empresarios de Nyrstar. Estas reuniones abordan tanto todo aquello referido al sistema de informes financieros como el sistema BI y su estado actual".

Este enfoque de mayor cercanía aumentó el contacto con los usuarios. "Ante cualquier problema, aparte de hacer un ticket, pueden ponerse en contacto directamente con el service desk de Swap Support", explicó Andre Hellings. 

El proceso de asistencia automatizado y las reuniones personales semanales aportaron estabilidad a los sistemas. Andre Hellings: "Desde que tenemos a Swap Support a bordo, hemos visto cómo se ha reducido el número de incidentes que necesitan ser escalados". Paul Smith está de acuerdo: "El nivel de ruido e interferencias así como la necesidad de escalar incidentes ha disminuido significativamente".

André Hellings y Paul Smith aprecian mucho el aumento de la estabilidad. Como ellos dicen: "Si tienes un incidente crítico, suele ser a finales de mes o de año. Entonces, hay que resolverlo inmediatamente".

Además, aumentó el rendimiento. Paul Smith: "Solíamos tener 45 problemas de 'limpieza': tareas que teníamos que hacer y que estaban relacionadas con el rendimiento. Swap Support hizo un gran trabajo interviniendo y resolviendo estos problemas con el fin de mejorar tal rendimiento."

Factores clave del éxito de la implementación y el soporte de BI y EPM

La apropiación a nivel de empresa y usuarios de las nuevas soluciones son factores claves del éxito. Paul Smith: "Vemos que los usuarios incorporan y abrazan el nuevo sistema y sacan beneficio de él".

Un segundo factor de éxito fue la fiabilidad de los datos. "La integridad de los datos y su proceso de revisión fueron elementos cruciales del enfoque adoptado", afirma Paul Smith.

El tercer factor de éxito fue el encaje cultural con Swap Support y Plainwater. Paul Smith: "El hecho de que sean empresas medianas hace que encajen fácilmente, ya que las líneas de comunicación son cortas. Tenemos una colaboración muy abierta y transparente".

Prepárese para una maratón

Cuando se le pidió consejos que pudieran servir a otras organizaciones que desean mejorar sus sistemas de BI o de información financiera, Paul Smith afirmó: "Hay que tener muy claro el resultado previsto y declarado de una iniciativa concreta. Es mejor avanzar dando pequeños pasos de forma exitosa que intentar conseguir rápidamente algo que no satisface ni su alinea con tus necesidades. No hay nada malo en que las iniciativas crezcan orgánicamente: no es un sprint, sino un maratón".