Integrated BI & EPM support

Hoe Jiffy Oracle NSPB en Power BI integreert voor haar sales planning

Om de wereldwijde sales planning voor ruim 20.000 producten accurater te maken, zet Jiffy Group een combinatie van Oracle NSPB (Netsuite Planning and Budgeting) en Microsoft Power BI in. Een gecombineerd team van BI- en EPM-supportspecialisten ontwikkelt de interface en een robuust datawarehouse. Door deze opzet wordt de continuïteit geborgd.

Annabel van Leeuwen, Martin Hes en Martin de Haan

“We willen als organisatie meer datagedreven worden. Toen ik hier een paar jaar geleden binnenkwam, was er nog geen BI, maar wel behoefte aan inzichten,” vertelt Martin Hes, CFO bij Jiffy Group.

Jiffy Group ontwikkelt en produceert substraten en innovatieve teeltsystemen op verschillende productielocaties wereldwijd. Met het uitgebreide productassortiment biedt het bedrijf duurzame oplossingen voor het telen en kweken van groente, fruit, bomen en planten. Er werken wereldwijd meer dan 1.000 mensen bij Jiffy.

"Ik wil goede tools om value added information te krijgen. Vanuit mijn verleden heb ik gezien hoe BI werkte. We wilden het in 1 keer goed neerzetten en snel – daar hadden we hulp bij nodig."

Martin Hes

Beheer van Oracle NSPB en Microsoft Power BI uitbesteed

Jiffy Group besteedt het beheer en de doorontwikkeling van Oracle NSPB en Microsoft Power BI uit aan Swap Support. Een bewuste keuze, vertelt Martin: “Ik wil goede tools om value added information te krijgen. Vanuit mijn verleden heb ik gezien hoe BI werkte. We wilden het in 1 keer goed neerzetten en snel – daar hadden we hulp bij nodig.”

Intern was er nog geen ervaring met dit soort systemen. “Wel was iemand binnen het salesteam begonnen met het opzetten van een database in Power BI. Die liep echter al snel vast.”

Interface tussen Oracle NSPB en Microsoft Power BI

Een belangrijke stap was het ontwikkelen van de interface tussen Oracle NSPB (Netsuite Planning and Budgeting) en het datawarehouse met Microsoft Power BI als front-end visualisatie tool. Het ERP-systeem gebruikt dezelfde interface en de gegevens worden gecombineerd in het datawarehouse.

“We wilden naar een single source of truth,” vertelt Martin. “Met de interface voorkomen we dat we verschillende data in verschillende systemen hebben. Met name voor de masterdata is het heel belangrijk om dit consistent te houden en de informatie uit verschillende bronnen te combineren.” Een ander voordeel is dat er met Azure Data Factory niet handmatig meer geladen hoeft te worden.

De interface is het fundament voor de volgende stap. “Onze visie is dat we de sales forecast en de forecast voor de operationele planning volledig willen integreren.”

Datawarehouse opzetten en monitoren

De support en doorontwikkeling vanuit Swap Support gaat niet alleen over de frontend – de backend is minstens net zo belangrijk. Martin: “We wilden meteen een goed datawarehouse neerzetten – ook voor de toekomst. Op termijn willen we er ook andere databronnen aan toevoegen.”

“De backend zelf zien gebruikers niet, maar zij zien wel de voordelen van data die elke dag zonder problemen ververst klaarstaat,” zegt Annabel van Leeuwen, BI-supportspecialist bij Swap Support.

“We hebben weinig problemen met de systemen,” beaamt Martin. In het begin waren er wat issues met de performance omdat er zoveel data in zit. “Samen met Swap Support hebben we uitgezocht waar het aan lag: het netwerk, het datawarehouse of de licenties. Dat hebben we goed samen opgelost.”

Ook sales reporting is bedrijfskritisch

“Betrouwbaarheid en continuïteit zijn belangrijk, zeker omdat we steeds meer uit gaan breiden,” gaat Martin verder. “Als er te veel fout gaat, dan gaat de geloofwaardigheid van het systeem omlaag en gaan mensen weer andere wegen om aan data te komen ontwikkelen.”

Sales reporting is in principe niet bedrijfskritisch, maar wordt wél intensief gebruikt. “Onze CEO en sales management kijken nu dagelijks naar de BI-dashboards en ons salesteam gebruikt het continu voor actuele informatie over bijvoorbeeld open orders. Hierdoor worden deze systemen toch ook bedrijfskritisch: als dit uitvalt, dan krijg je inefficiency en verloren tijd,” stelt Martin.

Uitbesteden én intern kennis opbouwen

Het supportteam van Swap Support helpt ook bij het ontwikkelen van interne kennis. “Ons plan was uitbesteden maar tegelijk ook interne IT-competentie ontwikkelen,” vertelt Martin.

Met de komst van een nieuwe interne BI-specialist blijft Swap Support een stuk van het beheer en de doorontwikkeling doen. “Qua continuïteit is dat belangrijk, zo zijn we minder afhankelijk van 1 persoon.”

Geïntegreerde Service Desk voor EPM en BI

Jiffy is enthousiast over de samenwerking met Swap Support. “De supportspecialisten zijn informeel en professioneel. Voor een goed datawarehouse zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden, dus wil je met mensen werken die het al eerder gedaan hebben. Daarnaast is de snelheid van reageren iets waarin zij uitblinken.”

Swap Support werkt met één geïntegreerde Service Desk voor EPM en BI. “Die integratie van het support is voor ons heel makkelijk,” vindt Martin. “De continuïteit en de kennis maakt deze set-up heel prettig.”

Gedragsverandering naar datagedreven werken

Twee van de grootste dilemma’s waren de kwaliteit van de data en de gedragsverandering bij de gebruikers. “Swap Support heeft ons ook goed geholpen bij het changemanagement. Bijvoorbeeld met trainingen voor de gebruikers, maar ook met het ontwikkelen van een app waarin mensen eenvoudig ontbrekende data kunnen aanvullen.”

Bovendien is goed afgewogen hoeveel details in de forecast opgenomen worden. “Met 20.000 producten wordt een 18-maanden forecast al snel heel groot,” vertelt Martin de Haan, EPM-supportconsultant bij Swap Support.

Ook bij dit soort afwegingen is het prettig dat de support voor EPM en BI geïntegreerd is. Annabel: “Bij de bouw van de interface konden we hier meteen rekening mee houden.”

"Als organisatie maken we een enorme ontwikkeling door, omdat we de waarde van data gaan zien."

Martin Hes

De waarde van data

De combinatie van Oracle NSPB en Power BI geeft al snel resultaten. “Als organisatie maken we een enorme ontwikkeling door, omdat we de waarde van data gaan zien. We kunnen betere informatie geven en betere analyses maken, waardoor we betere inzichten over winstgevendheid en de sales performance hebben en beslissingen kunnen nemen.”

Dit heeft een positieve impact op zijn rol als CFO, vertelt Martin: “Voorheen waren de salesmensen op zoek naar cijfers, nu krijgen ze dagelijks inzicht. Dat maakt mijn leven een stuk makkelijker en de salesmensen wat onafhankelijker: nu kan sales zelf de analyses maken met de salesmanager in plaats van af te wachten totdat wij de maandrapportages klaar hebben.”

Betere planning en besparingen

Uiteindelijk verwacht Martin dat dit ook besparingen gaan opleveren: “We hebben een meer gestructureerd proces, wat de kwaliteit verbetert. Dat levert een betere planning op, waardoor de operationele afdelingen beter kunnen inkopen en produceren.”