Jiffy: cómo planificar tus ventas con Oracle NSPB y Power BI

Para mejorar la planificación global de ventas de más de 20,000 productos, Jiffy Group decidió implementar dos herramientas: Oracle NSPB (NetSuite Planning and Budgeting) y Microsoft Power BI. Nuestro equipo de especialistas en EPM y BI desarrollaron las interfaces adecuadas y un sólida data warehouse para tal fin.

Annabel van Leeuwen, Martin Hes y Martin de Haan

“Nuestro objetivo es convertirnos en una organización con una mayor orientación a los datos. Cuando llegué aquí hace unos años, no teníamos siquiera BI, aun cuando necesitábamos los insights e información de valor que aportan los datos”, comenta Martin Hes, CFO de Jiffy Group.

 Jiffy Group desarrolla y produce sustratos e innovadores sistemas de cultivo en diversas geografías de todo el planeta. Con su amplia gama de productos, la empresa ofrece soluciones sostenibles para el cultivo de verduras, frutas, árboles y plantas. Jiffy emplea a más de 1,000 personas en todo el mundo.

"Quería herramientas que nos aportaran información valiosa. Conocía lo que el BI podía ofrecernos y quería implementarlo de forma rápida y adecuada desde el inicio; necesitábamos ayuda.

Martin Hes

La Externalización del Soporte de Oracle NSPB y Microsoft Power BI

Jiffy Group decidió contar con Swap Support y externalizar todos los procesos de mantenimiento, soporte y desarrollo de Oracle NSPB y Microsoft Power BI. La decisión de externalizar fue una elección muy meditada. Martin explica: “Quería herramientas que nos aportaran información valiosa. Conocía lo que el BI podía ofrecernos y quería implementarlo de forma rápida y adecuada desde el inicio; necesitábamos ayuda.”

“A nivel interno aún no teníamos experiencia con este tipo de herramientas. Alguien dentro del equipo de ventas había comenzado a configurar una base de datos en Power BI. Sin embargo, ésta se atascó rápidamente, y dejó de estar operativa.”

Desarrollo de la interfaz entre Oracle NSPB y Microsoft Power BI

Un paso importante fue desarrollar la interfaz entre Oracle NSPB (NetSuite Planning and Budgeting) y el data warehouse utilizando Microsoft Power BI como herramienta de visualización front-end. Su sistema ERP utiliza la misma interfaz, y los datos se combinan en el data warehouse.

“Queríamos tener una única fuente de verdad”, indica Martin. “Con la interfaz, evitamos tener datos diferentes en distintos sistemas. Especialmente para los datos maestros, es esencial tratar de mantener su consistencia y posibilitar la combinación de información proveniente de diferentes fuentes”. Otra ventaja es que con Azure Data Factory, no es necesario cargar los datos manualmente.

La interfaz es la base que permite dar el siguiente paso. “Nuestro objetivo final es integrar al completo el Forecast de ventas y el Forecast de la planificación operativa”.

Configuración y monitorización del data warehouse

El soporte y desarrollos efectuados por parte de Swap Support no se limitan solo a lo que respecta al front-end: el back-end también fue relevante en el proceso. Martin subraya: “Queríamos configurar un data warehouse sólido y fiable, tanto para ahora como para el futuro. Con el tiempo, también queremos agregar otras fuentes de datos”.

“Los usuarios no ven el back-end en sí, pero sí experimentan los beneficios de los datos que se actualizan todos los días sin ningún problema”, comenta Annabel van Leeuwen, especialista en soporte de BI en Swap Support.

“Tenemos pocos problemas con los sistemas”, señala Martin. Al principio, se presentaron algunos problemas de rendimiento debido a la gran cantidad de datos existentes. “Junto con Swap Support, identificamos qué causaba los problemas: la red, el data warehouse o las licencias. Este enfoque nos ayudó a resolver el problema”.

El reporting de ventas, crítico para el negocio

“La fiabilidad y la continuidad son importantes, especialmente a medida que seguimos expandiéndonos”, añade Martin. “Si aparecen demasiados problemas, la credibilidad del sistema disminuye y las personas comienzan a desarrollar formas alternativas de obtener datos”.

La información de ventas puede que no sea crítica para la mayor parte de los negocios, pero para Jiffy es algo de vital importancia. “Nuestro CEO y la dirección de ventas ahora consultan los paneles de BI a diario, y nuestro equipo de ventas lo utiliza de constantemente, por ejemplo, para obtener información actualizada sobre los pedidos abiertos. Este uso hace que estos sistemas sean vitales para nosotros: si fallan, se generan ineficiencias y, por tanto, pérdidas de tiempo”, afirma Martin.

Externalizar pero construyendo conocimiento a nivel interno

El equipo de soporte de Swap Support también contribuyó al desarrollo del conocimiento interno. “Planeamos externalizar, pero al mismo tiempo desarrollar competencias internas en IT”, dice Martin.

A pesar de la llegada de un especialista interno en BI a Jiffy, Swap Support sigue proporcionando parte del soporte y desarrollos. “En términos de disposición de cierta continuidad, esto es sumamente importante, ya que nos permite ser menos dependientes de una sola persona”.

Service Desk Integrado de EPM y BI

Jiffy muestra su entusiasmo por trabajar con Swap Support. “Sus especialistas de soporte son informales y profesionales. Para mantener un sólido data warehouse que ofrezca garantías, hay varias formas de llegar a Roma; necesitas trabajar con personas que ya lo hayan hecho antes. Además, su velocidad de respuesta es un factor en lo que sin duda alguna sobresalen”.

Swap Support trabaja con un Service Desk integrado para EPM y BI. “El soporte integrado nos resulta sencillo”, afirma Martin. “La continuidad y el conocimiento al que podemos acceder con ellos hace que esta simbiosis y trabajo conjunto merezca mucho la pena”.

El cambio hacia un enfoque basado en datos

"Como organización, estamos experimentando un avance tremendo porque estamos empezando a ver y aprovechar el valor de los datos."

Martin Hes

El valor de los datos

La combinación de Oracle NSPB y Power BI está dando resultados rápidamente. “Como organización, estamos experimentando un avance tremendo porque estamos empezando a ver y aprovechar el valor de los datos.”. Podemos proporcionar una mejor información y análisis, lo que nos brinda mejores perspectivas sobre la rentabilidad y el rendimiento de las ventas para tomar las decisiones correctas”.

Este nuevo enfoque ha tenido un impacto positivo en su rol como CFO. Martin explica: “En el pasado, el equipo de ventas buscaba números inconexos, ahora obtienen información valiosa diariamente. Esto hace mi trabajo mucho más fácil y dota al equipo de ventas de mucha mayor independencia. Ahora mismo los agentes comerciales pueden realizar los análisis por sí mismos junto al gerente de ventas en lugar de esperar a que desde otros departamentos tengan los informes mensuales listos”.

Mejor planificación y ahorro

A la larga, la expectativa de Martin es que todo este nuevo setup permita generar ahorro: “Tenemos un proceso más estructurado, lo que mejora la calidad. Esto se traduce en una mejor planificación, que permite a los departamentos operativos comprar y producir aún mejor”.

Únete a nuestro webinar

Descubre más sobre NetSuite Planning and Budgeting y cómo proporcionar a tu organización un proceso de presupuestación preciso y fiable. Por favor, ten en cuenta que el webinar tendrá lugar únicamente en español.